Gestionar un evento

El panel «Gestionar evento» es el centro del organizador: cifras, lista de invitados, coorganizadores, mensajes a los asistentes, recordatorios y el correo pidiendo opinión.

Cómo funciona

El panel lo abres desde la página del evento con el botón «Gestionar evento» o desde la lista mybzz.com/my-events con el botón «Gestionar». Tiene las pestañas «Resumen», «Invitados», «Enviar un BZZ», «Analíticas» (próximamente) y «Ajustes». Las mismas funciones están en la app, en la gestión del evento.

  • «Resumen» - visitas a la página, inscripciones, pendientes, lista de espera y anfitriones del evento.
  • «Invitados» - todos los inscritos con los filtros «Todos», «Registrados», «Asisten», «Esperando aprobación», «Lista de espera», «Rechazados» y un buscador.
  • «Enviar un BZZ» - mensajes a los invitados, recordatorios y el correo pidiendo opinión.
  • «Ajustes» - edición, «Añadir similar» y cancelación del evento.

Coorganizadores y roles

Al coorganizador lo eliges entre tus contactos (personas con las que tienes conexión). Lo añade el creador o un coorganizador con rol Admin. No hay límite de coorganizadores.

  • Admin - «Acceso completo para gestionar el evento»: edición, mensajes, añadir organizadores, cancelación.
  • Manager - «Puede gestionar invitados y contenido»: edición, mensajes BZZ, correo pidiendo opinión, escaneo.
  • Scanner - «Solo puede escanear entradas en el acceso». No ve la pestaña «Ajustes».

En la web: añadir un coorganizador

  1. En «Gestionar evento» → «Resumen», busca «Anfitriones del evento».
  2. Haz clic en «Añadir», busca a la persona entre tus contactos y elige el rol.
  3. El rol lo cambias, o eliminas a la persona, junto a su nombre en la lista de organizadores.

En la app: añadir un coorganizador

  1. En la gestión del evento, abre la lista de organizadores.
  2. Añade a una persona de tus contactos y elige su rol.
Atención: Aprobar, rechazar y promover invitados desde la lista de espera solo puede hacerlo el creador del evento, aunque un coorganizador tenga rol Admin. El evento siempre tiene al menos un administrador, y al creador no se le puede quitar.

Mensaje BZZ a los asistentes

En la web mybzz.com

  1. En «Gestionar evento», abre la pestaña «Enviar un BZZ».
  2. En el campo del mensaje, escribe el texto (hasta 5000 caracteres) y, si quieres, añade un asunto.
  3. Elige los «Destinatarios»: «Asiste», «Pendiente» y/o «Lista de espera».
  4. Haz clic en «Enviar» o en «Programar» y fija la fecha y la hora de envío.

Los invitados reciben el mensaje por correo y como notificación push. Pueden enviarlo el creador y los coorganizadores con rol Admin o Manager.

Recordatorios del evento

Los recordatorios están activados por defecto. Mybzz envía notificaciones push a las personas con plaza confirmada: el día antes del evento, 30 minutos antes del inicio y en el momento de empezar. Los desactivas en la pestaña «Enviar un BZZ» → «Mensajes del sistema» → «Recordatorios del evento» → «Gestionar» (interruptor «Enviar recordatorios automáticos»).

Correo pidiendo opinión

En la web mybzz.com

  1. En la pestaña «Enviar un BZZ» → «Mensajes del sistema», junto a «Opiniones tras el evento», haz clic en «Gestionar».
  2. Elige cuándo enviarlo: «Inmediatamente después de que termine el evento» o un día y una hora concretos.
  3. Escribe el asunto y el texto y haz clic en «Enviar vista previa» para ver el correo en tu bandeja.
  4. Haz clic en «Programar un correo pidiendo opinión». El correo programado puedes actualizarlo después.

El correo llega a las personas con plaza confirmada. Es un buen lugar para dar las gracias, compartir materiales del evento e invitar a la próxima edición.

Conviene saber

  • Recibes una notificación por cada inscripción, solicitud de aprobación e inscripción en la lista de espera, y un correo cuando alguien se da de baja.
  • «Compartir evento» en el «Resumen» copia el enlace del evento.
  • La pestaña «Analíticas» está en preparación.
Consejo: El día antes del evento, envía un BZZ breve con indicaciones para llegar o con el enlace: los recordatorios push y tu mensaje juntos reducen mucho las ausencias.

Preguntas frecuentes

¿El coorganizador recibe una notificación de que lo he añadido?

No enviamos una notificación aparte: avisa al coorganizador por el chat.

¿Puedo enviar un mensaje solo a las personas de la lista de espera?

Sí. En «Destinatarios», marca solo «Lista de espera».

¿Dónde veo las valoraciones del correo pidiendo opinión?

Por ahora Mybzz no recoge ni muestra valoraciones de ese correo. Si quieres recoger opiniones, añade en el texto un enlace a tu propia encuesta.

¿Algo no funciona?

No veo la pestaña «Ajustes».

Tienes el rol Scanner: este rol sirve solo para escanear entradas. Pide al creador del evento que te cambie el rol.

No puedo aprobar a un invitado.

Solo el creador del evento puede aprobar invitados.

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¿Falta algo? La documentación describe cómo funciona Mybzz hoy. Si algo no coincide con lo que ves, escríbenos por el chat (en la esquina inferior derecha de la web o en la app: Configuración → Contáctanos) - corregiremos la descripción o la app.